Comment remplacer un Workflow Make, Airtable et Mailchimp par une stack open source auto-hébergée
Pour un client institutionnel public (non nommé pour des raisons de confidentialité), j’ai mis en place une solution locale d’automatisation permettant de gérer l’ensemble du processus d’inscription à une plateforme de formation, tout en respectant les exigences de souveraineté des données, de sécurité et d’interopérabilité en remplaçant l’existant Make, Airtable et Mailchimp par N8N, Nocodb et Mautic en auto-hébergement (plusieurs milliers d’euros d’économie en abonnement !).
🎯 Objectif
Automatiser le parcours suivant, de l’inscription à la relance :
- Réception des inscriptions via un formulaire LimeSurvey
- Interception de l’email d’inscription dans n8n
- Création automatique d’un compte utilisateur sur une plateforme de formation
- Envoi des identifiants à l’utilisateur via Mautic
- Relance automatique si aucune connexion après 10 jours
🛠️ Stack technique souveraine
Pour se détacher des solutions propriétaires Make, Airtable et Mailchimp, la stack s’appuie uniquement sur des outils open source auto-hébergés :
| Fonction | Outil utilisé | Alternative remplacée |
|---|---|---|
| Automatisation | n8n | Make |
| Base de données | NocoDB | Airtable |
| Emailing marketing | Mautic | Mailchimp |
| Saisie formulaire | LimeSurvey | Typeform / Google Forms |
| Navigation simulée | Playwright (Python) | — (pas d’équivalent SaaS simple) |
Tous les outils sont déployés en local via Docker avec chiffrement HTTPS, gestion fine des accès et surveillance système.
🧩 Étape 1 : Réception des inscriptions via LimeSurvey
L’inscription se faisait via un formulaire LimeSurvey déployé en interne.
Plutôt que de s’appuyer sur une API ou un webhook, le formulaire était configuré pour envoyer un email à une boîte technique dédiée à n8n.
💡 Astuce technique : interception d’email dans n8n
J’ai configuré un workflow n8n avec un nœud IMAP Email filtrant les messages reçus sur l’objet :"Inscription formation"
À chaque nouvel email correspondant, n8n extrayait automatiquement :
- Nom, prénom, adresse email de l’inscrit
- Identifiant LimeSurvey ou code de session
- Date d’inscription
Ces données étaient ensuite formatées dans un objet JSON pour les étapes suivantes.
🗃️ Étape 2 : Stockage et suivi dans NocoDB
L’inscription était ensuite enregistrée dans une table NocoDB, qui servait de base de données opérationnelle :
- Statut d’inscription
- Identifiants envoyés (oui/non)
- Date de première relance
- Historique des connexions
L’avantage de NocoDB est de proposer une interface “tableur” tout en exposant une API REST, idéale pour l’interaction avec n8n.
🤖 Étape 3 : Création du compte avec Playwright + Python
La plateforme de formation utilisée ne disposait pas d’API pour créer un utilisateur. J’ai donc contourné cette limite en utilisant un nœud Python dans n8n avec Playwright pour :
- Simuler une connexion administrateur
- Accéder à l’interface de création de compte
- Remplir automatiquement le formulaire
- Définir un mot de passe temporaire
- Valider et extraire le retour
Cette étape est encapsulée dans un nœud “Function” qui capture les logs, gère les exceptions (erreurs de chargement, timeout, etc.) et transmet les identifiants générés au reste du workflow.
📤 Étape 4 : Envoi des identifiants via Mautic
Une fois les identifiants récupérés, l’adresse email de l’inscrit était automatiquement :
- Créée dans Mautic
- Ajoutée au segment « Création de compte »
Un email personnalisé contenant les identifiants de connexion était envoyé immédiatement grâce à une campagne active dans Mautic.
Après l’envoi, l’utilisateur était automatiquement déplacé vers un segment “Post-création”, permettant un suivi asynchrone.
⏳ Étape 5 : Suivi d’activité et relance J+10
Un autre workflow planifié (cron toutes les 24h) réalisait les tâches suivantes :
- Récupération des utilisateurs du segment “Post-création”
- Vérification de leur activité sur la plateforme via un script Playwright (connexion simulée avec leurs identifiants)
- Si aucune activité détectée à J+10 :
- L’utilisateur était déplacé dans un nouveau segment “Relance J+10”
- Un email de relance personnalisé était envoyé via Mautic
- L’action était tracée dans NocoDB (timestamp de la relance)
Cette relance pouvait être répétée ou étendue à J+20 en ajoutant un second segment.
✅ Résultats
- 💡 Parcours d’inscription 100 % automatisé
- 🔐 Respect des contraintes RGPD et souveraineté
- 🔄 Processus résilient même sans API
- 🎯 Gain de temps significatif pour l’équipe formation
📌 En résumé
Cette mission démontre qu’il est tout à fait possible de construire un workflow d’automatisation robuste, souverain et sur mesure, même dans un contexte institutionnel contraint. Grâce à la puissance de n8n et à l’intégration intelligente de composants complémentaires comme NocoDB, Mautic et Playwright, on peut reproduire (et parfois dépasser) les fonctionnalités offertes par des solutions SaaS bien connues.
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